Template Automatici e messaggistica
I template automatici sono uno strumento potente che permette di standardizzare e automatizzare la comunicazione con i clienti.
Categorie di Template
La tabella illustra le caratteristiche e funzionalità delle tre categorie di messaggi: Email, Messaggistica Istantanea (WhatsApp) ed Extranet Portale. Ogni categoria ha peculiarità distintive, come l'invio automatico, la formattazione del testo e la conservazione di una copia del messaggio sul portale.
| Messaggistica Istantanea (WhatsApp) | Extranet Portale | ||
|---|---|---|---|
| Descrizione | Questa categoria di messaggio è una mail inviata per conto tuo al cliente. La maggior parte dei portali supporta questa funzionalità. In alcuni casi (es Booking.com) il messaggio verrà ripulito da tutta la formattazione. (grassetto, testo sottolineato, tabelle etc). | Ti consente di preimpostare un messaggio whatsapp. Utilissimo per iniziare una conversazione direttamente con il tuo ospite su whatsapp. | Messaggio integrato direttamente con la chat del portale. Funzionalità essenziale per gestire la comunicazione automatica con i tuoi ospiti che prenotano da Airbnb. |
| Invio Automatico | ✅ | ❌ | ✅ |
| Supporta formattazione del testo | ✅ | ❌ | ❌ |
| Troverai copia del messaggio sul Portale | Solo booking.com crea copia del messaggio | ❌ | ✅ |
| Utile per le prenotazioni dirette | ✅ | ✅ | ❌ |
| Obbligatoria l'email in anagrafica cliente | ✅ | ❌ | ❌ |
Tipologie di messaggi (da non confondere con le categorie)
Le tipologie di messaggi rappresentano le diverse circostanze o eventi che scatenano l'invio o la pianificazione di un messaggio.
Ogni tipologia è legata a una specifica fase o azione nel processo di interazione con il cliente o la gestione delle prenotazioni. Ad esempio, la tipologia "Prenotazione Confermata" invierà un messaggio al cliente non appena riceviamo notifica di conferma prenotazione. Altre tipologie invece possono essere programmate per un invio a pochi giorni dall'arrivo o nel caso in cui il cliente cancelli la prenotazione.
La seguente tabella illustra le diverse tipologie di messaggi che possono essere gestite tramite il nostro sistema di template automatici.
| Tipologia di Messaggio | Descrizione | Inviato Immediatamente | Categorie di Template Supportate | Quando viene Pianificato |
|---|---|---|---|---|
| Prenotazione Confermata | Messaggio di conferma prenotazione. Questo messaggio viene inviato subito se la prenotazione ci viene notificata come confermata o alla tua conferma di una prenotazione "in attesa di conferma". | ✅ | Email, Extranet | - |
| Prenotazione Cancellata | Notifica di una prenotazione cancellata. | ✅ | Email, Extranet | - |
| Prenotazione in Attesa | Questo messaggio viene inviato nel momento in cui una prenotazione viene notificata dal booking engine (per le prenotazioni con conferma tramite bonifico bancario) o da Airbnb qual ora l'ospite abbia richiesto di prenotare. Queste prenotazioni sono segnalate con una clessidra e saranno di colore grigio, sia a calendario che nella lista prenotazioni. | ✅ | Email, Extranet | - |
| Il Giorno del Check-in | Notifica per il giorno del check-in. | ❌ | Email, Extranet | Viene pianificato alla conferma della prenotazione, subito dopo l'assegnazione dell'unità. |
| Prima dell'Arrivo | Invio di informazioni utili prima dell'arrivo. Giorni di scostamento (quanti giorni prima o dopo l'arrivo) e orario di invio impostabili. | ❌ | Email, Extranet | Viene pianificato alla conferma della prenotazione, subito dopo l'assegnazione dell'unità. |
| Giorno successivo alla partenza | Messaggio per il giorno successivo alla partenza. | ❌ | Email, Extranet | Viene pianificato alla conferma della prenotazione, subito dopo l'assegnazione dell'unità. |
| Dopo il Check-in | Follow-up post check-in. Giorni di scostamento e orario di invio impostabili. | ❌ | Email, Extranet | |
| Dopo il Check-out | Follow-up post check-out. Giorni di scostamento (quanti giorni prima o dopo il check-out) e orario di invio impostabili. | ❌ | Email, Extranet | Viene pianificato alla conferma della prenotazione, subito dopo l'assegnazione dell'unità. |
| Invio Manuale | Messaggio inviato manualmente. | ❌ | Email, WhatsApp, Extranet | |
| Prenotazione Opzione | Questo messaggio viene inviato nel momento in cui viene creata una prenotazione in CiaoBooking di tipo OPZIONE. Queste prenotazioni sono segnalate con una clessidra e saranno di colore giallo, sia a calendario che nella lista prenotazioni. | ✅ | ||
| Richiesta Self Check-in | Invito a completare il self check-in da remoto. Questo messaggio è anche un Reminder: Viene inviato più volte in base alle impostazioni di self check-in finché l'ospite non ha effettivamente completato il check-in online. | ✅ | Email, Extranet | |
| Self Check-in Completato | Notifica del completamento del self check-in. | ✅ | Email, Extranet | Viene inviato immediatamente al completamento del check-in online da parte dell'ospite |
| Prima del Check-in con Self Check-in completato | Comunicazioni pre check-in con self check-in già completato. Giorni di scostamento (quanti giorni prima dell'arrivo) e orario di invio impostabili. | ❌ | Email, Extranet | Viene pianificato al completamento del check-in online da parte dell'ospite. |
Giorni di Scostamento e Orario di Pianificazione
Giorni di Scostamento
I "Giorni di Scostamento" definiscono il numero di giorni prima o dopo un evento specifico (a seconda della tipologia del template) in cui il messaggio viene pianificato e inviato.
- Esempio 1: Nel template "Dopo il Check-out", impostando come valore "1", il messaggio verrà inviato un giorno dopo il check-out.
- Esempio 2: Se si desidera inviare un messaggio un giorno prima della partenza, si può utilizzare un valore negativo "-1" sfruttando il template di tipo "Dopo il Check-out". In questo caso quindi il sistema sottrae un giorno dalla data di check-out e il risultato è quindi la pianificazione e il conseguente invio del messaggio il giorno prima del check-out.
Se si indica come valore "0", l'invio avverrà il giorno stesso.
Se si indica per esempio "0" nella tipologia di messaggio "Dopo il Check-out" il messaggio verrà inviato lo stesso giorno del check-out.
Orario di Pianificazione
Definisce l'orario esatto in cui il messaggio verrà inviato.
- Esempio: Impostando l'orario di pianificazione alle 15:00, il messaggio verrà inviato alle 15:00 del giorno pianificato.
I campi dinamici
Tutti le categorie di template supportano i "Campi dinamici".
I campi dinamici sono informazioni pre-compilate automaticamente nel messaggio dal sistema (al momento dell'invio o della pianificazione).
Nella tabella che segue, vi è l'elenco completo con il nome, il codice del campo dinamico (che vedrai nella stesura del messaggio) e un esempio di utilizzo.
i seguenti campi dinamici, non funzioneranno per i template di Categoria "Extranet portale" o "Messaggistica immediata"
- Proprietà - Logo
- Prenotazione - Tabella prezzi giornalieri
- Prenotazione - Dettaglio extra
- Prenotazione - Immagine Tipologia
| Nome del Campo Dinamico | Codice del Campo Dinamico | Esempio di Utilizzo | Sorgente del dato |
|---|---|---|---|
| Cliente - Città | {{client_city}} | Ciao, come va aMilano? | Anagrafica cliente → Indirizzo → Campo "Città" |
| Cliente - Nazione | {{client_country}} | Il tuo paese di provenienza èItalia! | Anagrafica cliente → Indirizzo → Campo "Nazione" |
| Cliente - Email | {{client_email}} | La tua email èexample@example.com | Anagrafica cliente → Campo "email" |
| Cliente - Indirizzo Completo | {{client_full_address}} | Il tuo indirizzo èVia Roma 10, Roma, Italia | Anagrafica cliente → Indirizzo → Unione di tutti i campi |
| Cliente - Nome Completo | {{client_full_name}} | GentileMario Rossi | Anagrafica cliente → Campo*(largo)* "Nome" |
| Cliente - Nome | {{client_name}} | CiaoMario! | Anagrafica cliente → Campo*(stretto)* "Nome" |
| Cliente - Telefono | {{client_phone}} | Il tuo numero di telefono è**+39 123 456 7890** | Anagrafica cliente → Campo "Telefono" |
| Cliente - Link Portale | {{client_portal_url}} | Controlla qui la tua prenotazione:https://customers.bookpage.io/it/portal/reservations?token= | Tab check-in della prenotazione. |
| Cliente - Cognome | {{client_surname}} | Il tuo cognome èRossi | Anagrafica cliente → Campo "Cognome" |
| Azienda - E-Mail | {{company_email}} | La nostra email èinfo@example.com | Impostazioni → Azienda (modifica) → Campo "email" |
| Azienda - Indirizzo Completo | {{company_full_address}} | Siamo situati inVia Roma 10, Roma, Italia | Impostazioni → Azienda (modifica) → Indirizzo → Unione di tutti i campi |
| Azienda - Nome | {{company_name}} | La gestione della nostra struttura è a carico diExample Corp! | Impostazioni → Azienda (modifica) → campo "Ragione Sociale" |
| Proprietà - Indirizzo | {{property_address}} | L'indirizzo della struttura èVia Milano 20 | |
| Proprietà - Città | {{property_city}} | La proprietà si trova aMilano | |
| Proprietà - Nazione | {{property_country}} | La proprietà si trova inItalia | |
| Proprietà - Email | {{property_email}} | Scrivici una mail aproperty@example.com | |
| Proprietà - Indirizzo Completo | {{property_full_address}} | L'indirizzo completo èVia Milano 20, 20100 Milano, Italia | |
| Proprietà - Link Google Maps | {{property_google_maps_link}} | https://www.google.com/maps/place/0,0 | |
| Proprietà - Logo | {{property_logo}} |  | |
| Proprietà - Nome | {{property_name}} | Benvenuto aVilla Bella! | |
| Proprietà - Telefono | {{property_phone}} | Chiamaci al**+39 123 456 7890** | |
| Proprietà - CAP | {{property_postcode}} | Il CAP è20100 | |
| Proprietà - CF | {{property_vat_code}} | Il nostro CF è12345678901 | |
| Prenotazione - Tabella prezzi giornalieri | {{reservation_amount_details}} | Ecco i prezzi per notte: | |
| Prenotazione - Importo Camera | {{reservation_amount}} | L'importo per la camera è200 | |
| Prenotazione - Importo medio per notte | {{reservation_average_daily_amount}} | L'importo medio per notte è100 | |
| Prenotazione - Check-in | {{reservation_start_date}} | La data di check-in è il 01/01/2022. | |
| Prenotazione - Check-out | {{reservation_end_date}} | La data di check-out è il 02/01/2022 | |
| Prenotazione - Bambini | {{reservation_children}} | Il numero di bambini è2 | |
| Prenotazione - Imposta di Soggiorno | {{reservation_city_tax}} | L'imposta di soggiorno è10. | |
| Prenotazione - Spese Pulizia | {{reservation_cleaning_fee}} | Le spese di pulizia sono20. | |
| Collegamento Firma Contratto | {{reservation_contract_link}} | Firma il contrattoqui. | |
| Prenotazione - Data Creazione | {{reservation_created_at}} | La prenotazione è stata creata il 01/01/2022. | |
| Prenotazione - Valuta | {{reservation_currency}} | al vostro arrivo è previsto un saldo di 100EUR. | |
| Prenotazione - Acconto | {{reservation_deposit}} | L'acconto è50. | |
| Prenotazione - Sconto Applicato | {{reservation_discount}} | Lo sconto applicato è 10 EUR | |
| Preventivo - Data Scadenza | {{reservation_expired_at}} | Questo preventivo scade il 01/01/2022 | |
| Prenotazione - Dettaglio extra | {{reservation_extra_details}} | Ecco i dettagli extra: | |
| Prenotazione - Totale Extra | {{reservation_extras}} | la somma di tutti i servizi extra offerti è30. | |
| Prenotazione - Ospiti | {{reservation_guests}} | Il numero di ospiti è4. | |
| Prenotazione - Neonati | {{reservation_infants}} | Il numero di neonati è1. | |
| Prenotazione - Trattamento (colazione/solo soggiorno) | {{reservation_meal_plan}} | Il trattamento scelto è colazione inclusa | |
| Prenotazione - Notti | {{reservation_nights}} | Il soggiorno è di 3 notti | |
| Prenotazione - Richieste cliente | {{reservation_ota_note}} | ecco il riepilogo delle tue richieste: Approximate time of arrival: between 15:00 and 16:00 | |
| Prenotazione - Metodo di pagamento | {{reservation_payment_method}} | metodo da te scelto per confermare la prenotazione: carta di credito | |
| Prenotazione - Totale Pagamenti | {{reservation_payment}} | Ci risulta un totale pagamenti pari a200 | |
| Prenotazione - PIN Accesso | {{reservation_pin}} | il codice per la cassetta di sicurezza è1234 | Informazioni unità → Campo "PIN Accesso" (modifica unità cliccando 🛏 dal calendario) |
| Prenotazione - Termini Rimborsabilità | {{reservation_refundable_terms}} | Refundable before then 11.59pm of the day 28/09/2023. After that date, the whole amount of the reservation will not be refundable. | |
| Prenotazione - ID | {{reservation_res_id}} | l'ID della prenotazione è651FB8506D164 | |
| Collegamento Self Check-in | {{reservation_self_checkin_link}} | Clicca sul link che segue per procedere con il check-in online: http://s.bookpage.io/s/XXXX | |
| Prenotazione - Da Pagare | {{reservation_to_pay}} | Basandoci sul totale complessivo della tua prenotazione, meno la somma dei pagamenti, rimane un saldo pari a150 da pagare all’arrivo. Il saldo non include la tassa di soggiorno. | |
| Prenotazione - Da Pagare (Con tassa soggiorno) | {{reservation_to_pay_with_citytax}} | Basandoci sul totale complessivo della tua prenotazione, meno la somma dei pagamenti, rimane un saldo pari a160 da pagare all’arrivo. Il saldo include la tassa di soggiorno. | |
| Prenotazione - Totale senza tassa soggiorno | {{reservation_total_gross}} | Il totale esclusa tassa soggiorno è140 | |
| Prenotazione - Totale senza sconto | {{reservation_total_not_discounted}} | Il prezzo della camera non scontato è200 | |
| Prenotazione - Importo Totale | {{reservation_total}} | L'importo totale è180 | |
| Prenotazione - Descrizione Tipologia | {{reservation_unit_category_description}} | informazioni sull’alloggio: Le camere Standard sono senza vista mare e offrono ambienti colorati, luminosi, spaziosi con ampi bagni privati decorati con ceramica Vietrese.. | |
| Prenotazione - Immagine Tipologia | {{reservation_unit_category_image}} | L'immagine della tipologia è: | |
| Prenotazione - Nome Tipologia | {{reservation_unit_category_name}} | Ha prenotato una Doppia Standard | |
| Prenotazione - Nome unità | {{reservation_unit_name}} | Ti è stata assegnata la camera101 | |
| Proprietà - Referente | {{property_referent}} | il tuo host è Mario Rossi | Impostazioni Proprietà → Informazioni anagrafiche generali |