Compilazione dei dati da parte dell'ospite (Self Check-in)
Il sistema utilizza il modulo "Template messaggi" per richiedere all'ospite di compilare i dati dei propri documenti.
Si consiglia la lettura della guida template messaggi prima di procedere all'utilizzo del self check-in.
Clicca qui per leggere la guida dedicata ai template messaggi" prima di proseguire.
Attiva la funzionalità
Per attivare la funzionalità di self check-in ti basta andare in Impostazioni → Proprietà → Impostazioni (per la proprietà che desideri modificare) → Burocrazia / Self check-in
Sulla colonna a destra, attiva le notifiche di self check-in. Puoi attivare anche tutte le notifiche. Se l'ospite compila il check-in online anche con la prima notifica, il sistema non rimanderà altre email di richiesta di self check-in.
Se presente un template email di tipo "Richiesta self check-in" nella sezione Impostazioni → Proprietà → Impostazioni (per la proprietà che desideri modificare) → Template messaggi
attivando anche una sola notifica, il template si attiverà e le notifiche verranno inviate agli ospiti in automatico.
Vuoi richiedere il pagamento della tassa di soggiorno?
Se il tuo comune prevede il pagamento della tassa di soggiorno, puoi decidere di richiederne il pagamento. Il pagamento potrà essere consentito o obbligatorio.
Assicurati che questi campi siano compilati:
- Tipologia tassa di soggiorno: indicando se la tassa è in percentuale o importo fisso
- Importo tassa: Indicando l'importo giornaliero del singolo ospite
- Massima applicabilità (giorni): indica in numero se è presente un massimo di notti per le quali è dovuto il pagamento della tassa di soggiorno
- Esenzione per età minima (se richiesta dal tuo comune, altrimenti lascia il campo vuoto).
- Esenzione per età massima (se richiesta dal tuo comune, altrimenti lascia il campo vuoto).
Per attivare la richiesta di pagamento, nel campo "Pagamento tassa di soggiorno" potrai selezionare:
- Consenti di pagare durante il self-check-in: Questa opzione considera completato il check-in online all'inserimento di tutti i documenti. Potrebbero essere quindi inviati template di tipo "self check-in completato" (se configurati con la funzionalità di template email)
- Richiedi il pagamento a completamento del self check-in: Questa opzione considera completato il check-in online, solo se gli ospiti hanno inserito tutti i documenti e pagato la tassa di soggiorno.
Ricorda che la funzionalità sfrutta l'integrazione con Stripe per effettuare la transazione.
Puoi attivare l'integrazione seguendo la guida di configurazione del booking engine, sezione Metodo di pagamento / Carta di credito - Stripe.
Sfrutta i template email aggiuntivi, per una esperienza più completa
Utilizzando il modulo template email vi sono due template in particolare che possono essere utilizzati per il self check-in:
- Self check-in completato: Questa email viene inviata all'ospite non appena il check-in online viene completato.
- Prima del check-in con self check-in completato: questa email viene pianificata per l'invio X giorni dell'arrivo degl'ospiti. Viene comunque pianificata per l'invio al completamento del self check-in. Questo potrebbe avere delle ripercussioni nelle tempistiche di invio della mail.
Vuoi richiedere un selfie con il documento?
Per richiedere un selfie con il documento in mano, seleziona una delle seguenti opzioni nel campo "Self check-in selfie":
- Consenti di allegare un selfie: Questa opzione permette ai clienti di allegare un selfie, ma sarà comunque possibile completare il check-in online senza allegare alcuna foto.
- Richiedi un selfie: Questa opzione obbliga lo scatto di una foto con il documento in mano per completare l'inserimento di ogni documento.
Se alla verifica lo scatto non ti soddisfa, richiedi un nuovo check-in online al cliente
Ricorda che la verifica dei dati inseriti spetta a te. Se lo scatto non dovesse risultare leggibile, comunica al tuo ospite la cosa e richiedi di effettuare un nuovo check-in online.
Ricorda di confermare i dati
Al completamento del check-in online, riceverai una mail da parte del sistema dove verrai informato che il cliente ha completato il check-in online. Per identificare al meglio la prenotazione, la mail includerà il nome dell'ospite e l'ID della prenotazione.
Come confermare i dati
Puoi confermare i dati in 3 modi:
- Controllando il tab check-in di ogni prenotazione, da questa sezione potrai cliccare su "conferma e invia" o "conferma e pianifica per l'invio"
- Dal calendario, impostando l'opzione "colora prenotazioni per" sul valore "Check-in Completato". (Le prenotazioni di colore verde hanno completato il check-in online)
- Controllando l'icona a forma di martelletto nella barra generale di CiaoBooking in alto a destra. (in questo caso vengono mostrati solo i check-in da confermare in urgenza: ospiti arrivati ieri o in arrivo oggi)
- Dal menù
Burocrazia → Lista check-in
. Qui avrai una panoramica generale di tutte le richieste di self check-in (o check-in manuale) inserite a sistema. Laddove sia necessario troverai come nel metodo 1. (all'interno della prenotazione) il pulsante "CONFERMA E INVIA" o "CONFERMA PER INVIO".