Dettagli Prenotazione
I dettagli della prenotazione ti consentono di modificarne i dettagli e accedere alle varie aree di lavoro.
Nella seguente schermata, puoi vedere il layout di base.
Aree "Fisse"
Tra le aree fisse nella modifica di prenotazione abbiamo:
- Blocco nero: in questo blocco puoi effettuare alcune operazioni importanti tra cui:
- Cancellare/Confermare la prenotazione (Ricorda che la cancellazione avviene SOLO all'interno di CiaoBooking. Sulle OTA la prenotazione rimane valida e confermata.
- Visualizzare/Aggiungere/Modificare la carta di credito del cliente
- Menu operazioni tra cui (oltre ai precedenti):
- Cancellare definitivamente dal sistema la prenotazione
- Ripristinare una prenotazione cancellata / confermare opzioni o prenotazioni in attesa di conferma
- Togliere l'assegnazione dell'unità (torna su riga "da assegnare" a calendario)
- Split prenotazione / Annullare lo split
- Collegare altre prenotazioni a questa
- Tavolozza colori per cambiare il colore alla prenotazione (visibile nel calendario)
- Anagrafica Cliente: Qui potrai modificare il cliente o sganciarne l'anagrafica per crearne uno nuovo.
- ⚠️ Ricorda: La modifica del cliente non modifica i dati del cliente per questa singola prenotazione, ma per tutte le prenotazioni alle quali questo stesso cliente è stato assegnato. La modifica di fatto ne modifica l'anagrafica globalmente.
- Tabella dei totali: questa tabella riassume i vari importi tra cui il prezzo camera, eventuali spese di pulizia, gli extra e la tassa di soggiorno (inizialmente basata semplicemente sul numero ospiti per numero notti). Seguono alcune note sulle varie voci:
- Tassa di soggiorno:
- ⚠️ Ricorda: l'importo della tassa di soggiorno VIENE BLOCCATO qual ora vi fossero le schedine Alloggiati/ISTAT compilate. Ogni schedina di fatto, prevede anche il calcolo dell'importo della tassa di soggiorno. Di fatto l'importo della tassa di soggiorno viene collegato alle schedine.
- ⚙️ Il calcolo della tassa di soggiorno non è automatico se segui la guida per l'attivazione del pagamento della tassa di soggiorno. Clicca qui. Ti basta compilare i dettagli al fine del calcolo, e non attivare richieste di pagamento al cliente.
- Spese di pulizia:
- ⚠️ Ricorda: Alcune OTA ci forniscono il dato come "spese di pulizia", altri come costo extra (lo troverai quindi nella sezione extra). Altri portali ancora non ci passano questo dato (es: Hostelworld).
- Extra:
- ⚙️ Questa voce mostra i totali di tutti gli extra. Trovi ogni singolo extra, nel tab "dettagli" della prenotazione.
- Pagamenti:
- ⚙️ Questa voce riporta la somma dei pagamenti. Trovi ogni singolo pagamento registrato, nel tab "dettagli" della prenotazione.
- Da Pagare:
- 🤗 Semplicemente somma dei vari costi, meno i pagamenti registrati. L'importo è a 0 EUR di colore verde, se il totale pagamenti corrisponde al totale dei costi.
- Tassa di soggiorno:
- TAB per le aree di lavoro: cambia l'area di lavoro in base al tab attivo. Il TAB azzurro chiaro indica il TAB attualmente attivo.
Aree di lavoro
All'apertura/modifica di una prenotazione, il tab di default è il principale. Nota il tab azzurro di nome "principale" in alto.
TAB "Principale"
In questo TAB puoi modificare alcuni dettagli di base. Ti basta cliccare sul campo e apportare le modifiche desiderate.
Di seguito alcune note relative alle funzionalità:
- Il numero di ospiti include eventuali bambini, ma sono esclusi i neonati. Questo valore quindi genera il numero di schedine richieste al cliente durante il check-in online.
- La tariffa selezionata se cambiata cliccando sull'icona "⇆" cambia i termini di cancellazione visibili nella "customer portal". Il cambio a seguito della conferma prenotazione è da ritenere una pratica scorretta. Ricorda che anche in questo caso i dati vengono cambiati solo all'interno del gestionale. Gli ospiti che prenotano tramite OTA hanno accettato i termini e condizioni al momento della prenotazione e non possono essere modificati con un intervento manuale.
- Non spostare: se attivato, limitatamente al calendario, non ti sarà consentito spostare la prenotazione. (cambio alloggio/unità). Noterai inoltre un pallino rosso sopra il nome del cliente che ti indicherà che la prenotazione non può essere spostata.
- PIN accesso: Se utilizzi sistemi di apertura automatici integrati in CiaoBooking (come OKHome/NUKI etc) vedrai riportato in questo campo il codice di apertura porta dedicato a questa prenotazione.
TAB "Dettagli"
Nel tab dettagli della prenotazione, sono riportati dati più approfonditi. Nella parte alta troviamo la data di creazione, di ultima modifica oltre a visualizzare il nome utente di chi ha creato la prenotazione e l'eventuale referral (funzione del booking engine)
Pagamenti/incassi
Qui oltre a registrare i pagamenti vedrai anche eventuali pagamenti previsti o già effettuati segnalati direttamente dalle OTA. In genere quando i pagamenti sono segnalati dalle OTA, vedi come tipo di "sorgente" Non Spefificato
.
Oltre a segnalare i pagamenti manuali, se hai configurato NEXI o Stripe potrai procedere al prelievo dell'importo desiderato. Sempre dopo aver clicca su "AGGIUNGI", Ti baste specificare l'importo nel campo dedicato e nel campo "sorgente" selezionare "Stripe" o "Nexi". Quindi ricorda che per procedere effettivamente al prelievo, dovrai cliccare su "ADDEBITA" o "PREAUTORIZZA". Approfondisci l'argomento nella guida dedicata.
Prezzo Giornaliero
Una semplice tabella che riporta il prezzo giornaliero della prenotazione. Puoi modificare il prezzo di un singolo giorno cliccando direttamente sull'importo.
⚠️ Ricorda: Se modifichi il valore "Prezzo camera" nella tabella dei totali, il sistema non farà altro che dividere il totale per il numero di notti. Potresti quindi perdere eventuali differenze di prezzo per notte.
Extra prenotazioni
In questa tabella vengono riportati gli extra di cui troverai il totale complessivo nella tabella "Totali" della prenotazione. Alcuni extra potrebbero essere comunicati direttamente dalle OTA o i clienti stessi potrebbero acquistarne tramite il booking engine.
Puoi aggiungere un extra, cliccando su "AGGIUNGI", puoi ora specificare un extra manualmente o selezionarne uno preconfigurato nelle impostazioni proprietà. Fai riferimento a questa guida per vedere come preconfigurate un extra.
Housekeeping
In questa sezione potrai aggiungere e visualizzare i task di pulizia relativi a questa prenotazione. Vedremo come configurare le regole di Housekeeping nella guida dedicata.
Costi unità
In questa sezione potrai visualizzare i costi ricorrenti associati alla prenotazione. Puoi anche cliccare sul pulsante "CONFIGURA COSTI" per un rapido collegamento alle impostazioni relativi ai costi della proprietà. Vedremo come configurare i costi nella guida dedicata.
TAB "Checkin"
In questo TAB potrai visualizzare e/o creare i gruppi ospiti per l'invio dei dati ad Alloggiati Web e ISTAT oltre che a calcolare e memorizzare gli importi della tassa di soggiorno. Trovi tutte le informazioni nella guida dedicata.
TAB "Contabilità"
Area dedicata alla creazione dei conti e dei documenti fiscali (Fattura o Ricevuta).
Da questa sezione potrai comodamente emettere conti e in seguito documenti fiscali accomunando i dati della prenotazione con i dati del cliente.
Tutti i dettagli sulla gestione contabile sono riportati nella guida dedicata.
TAB "Messaggi"
In questa sezione potrai inviare un messaggio via mail al cliente cliccando su "COMPONI" e quindi decidere se scrivere un messaggio liberamente o precaricare un template cliccando sul pulsante "Template messaggi". Puoi anche decidere di posporne l'invio utilizzando il campo "Pianificato il" e scegliere anche l'ora esatta (opzionale)
Oltre a inviare un nuovo messaggio, nel tab dettagli potrai vedere i messaggi Inviati, pianificati o i messaggi in errore. Rispettivamente saranno di colore:
- Verde: I messaggi inviati
- Grigio: I messaggi pianificati (vedrai anche la data e ora prevista di invio)
- Rossi: i messaggi non inviati.
Ricorda che la funzione di template messaggi è disponibile solo se nelle informazioni anagrafiche del cliente è presente una mail.
I template pianificati, possono essere inviati subito cliccando sull'apposito pulsante "invia ora"
Se l'invio dei messaggi è fallito (messaggio in rosso) contatta la nostra assistenza per conoscerne le cause, oppure controlla di aver configurato correttamente il tuo server email
Ricorda che non è in ogni caso necessario configurare un proprio server email. L'unico vero vantaggio di tale configurazione è la visualizzazione dei messaggi inviati anche nel tuo client di posta elettronica. Ricorda che comunque i clienti nel caso di risposta dell'ospite, invieranno una mail all'indirizzo configurato in Impostazioni → Proprietà
.